Umenie komunikácie s klientom alebo ako správne písať emaily 2. časť

V minulom článku sme si opísali, ako správne písať emaily z hľadiska obsahu či v prípade krízy. Uvedené rady sú síce pre mnohých pravdepodobne samozrejmé, no v praxi sa často vynechávajú alebo sa používajú spôsobom, ktorý je v rozpore s etikou písania emailov. Dnes sa zameriame predovšetkým na technickú časť emailov, konkrétne aký font, štýl či grafické prevedenie zvoliť, aby emaily zaujali a splnili svoj účel.

1. Comic Sans patrí do komiksov, nie do emailov

V emailoch stavte na jednoduchosť a minimalizmus. V konečnom dôsledku by email mal byť predovšetkým o obsahu a nie o bohatosti písma. Najlepšie je použiť jeden typ písma a nepreháňať to s obmieňaním jeho veľkostí či farieb.

Zvýraznenie najdôležitejších prvkov v texte je samozrejme žiaduce, ale v súlade so zlatým pravidlom striedmosti a dôslednosti. Ak to preženiete, emaily budú mať opačný efekt, ako ste zamýšľali.

Pamätajte – kedysi tak populárne písmo Comic Sans nie je ani pekné, ani nepôsobí v prípade emailov profesionálnejšie. Vedeli ste, že bol vytvorený pre text v komiksových bublinách? Áno, je to presne tak. Tam môže vyzerať dobre, no v emailoch určite nie!

Vo firemnom doklade identity (tzv. brandbook) používajte fonty, ktoré sú vopred špecifikované. Ak to tak nie je – voľte jednoduché fonty, bez ozdôb, tzv bezpätkové písma. Sú lídrami vo svete internetu, okrem iného vďaka pre jeho čitateľnosť. Čo sú bezpätkové písma? Pravdepodobne sú vám dobre známe. Patrí sem totiž Arial, Helvetica, Calibri, Century Gothic, Verdana či Tahoma. Zistite viac o typografií na webe alebo sa poraďte s grafickým dizajnérom či copywriterom.

2. Tučné písmo, kurzíva, podčiarknutie a farebné zvýraznenie textu – príliš veľa príchutí nechutí

V rámci písania emailov vás určite nie raz napadlo: „Toto je dôležité, preto sa rozviniem a potom pridám dôraz, aby čitateľ môjho e-mailu pochopil moje úmysly a to, čo mu chcem povedať.“ Je to trochu, ako keby tento dodatočný prvok ešte viac zdôraznil dôležitosť tohto konkrétneho fragmentu našej reči. Omyl.

Súčasné použitie rôznych štýlov písma v emailoch nevyzerá dobre a určite nespraví text čitateľnejším, skôr podľa názoru príjemcu – všetkého bude priveľa, najmä ak to v texte veľakrát opakujeme. Zamerajte sa na jeden štýl písma a používajte ho konzistentne v jednom emaile. Použite v emaile napríklad iba tučné alebo iba podčiarknuté písmo, nie všetko naraz. Objavte šikovné typografické nástroje, ktoré zjednodušia váš tvorivý proces.

3. Nekričte v emailoch na príjemcov VEĽKÝMI PÍSMENAMI

Možno je váš zámer iný, no malé písmená v texte emailov sú často vnímané ako krik alebo prejav autorovej agresivity. Žiaľ, veľa ľudí týmto spôsobom nesprávne označuje najdôležitejšie prvky správy.

Príjemcovia emailov, ale tiež používatelia sociálnych sietí alebo členovia rôznych diskusných fór sú na tento bod obzvlášť citliví a veľmi často na tento typ praktík upozorňujú ostatných. Zdá sa, že „veľké písmená“ nemajú ten správny efekt, pretože úplne neutrálny obsah emailov môže byť takýmto spôsobom vnímaný negatívne. Rovnako ako vaša osoba.

4. Emaily musia byť graficky premyslené, nie presýtené

Určite to netreba pripomínať, ale keďže sa už venujeme jednotlivým prvkom emailov, nemožno vynechať grafiku, hoci v obchodných emailoch mimo firmy prevládajú len textové správy. Ak sa však objavia, vždy ich vložíme tak, aby boli čitateľné. Zo snímok obrazovky, najmä pri emailoch s ľuďmi mimo spoločnosti, vystrihneme naše súkromné ​​údaje, karty prehliadača a pod. Na snímkach obrazovky pixelujeme citlivé údaje: mená, názvy spoločností, telefónne čísla atď.

5. Emoji: áno alebo nie?

Emojis ponechajte hlavne pre Facebook, iné sociálne médiá a súkromné ​​správy v Messengeri. Ak ste v užšom obchodnom vzťahu so zákazníkom, obchodným partnerom či dodávateľom, usmievavý emotikon môže byť pekným doplnkom, ktorý zjemní napríklad príliš formálny tón správy, ale opäť – lepšie menej ako viac.

6. Príloha v správnom formáte

Prílohy emailov odoslané mimo vašej firmy či organizácie by mali byť odoslané v neupraviteľnom formáte, ako je napríklad PDF. Týka sa to okrem iného aj cenových ponúk, cenníkov, prezentácií či iných materiálov.

7. Hierarchia pozícií, alebo s kým začať

Pri odosielaní emailov veľkej skupine príjemcov nezabudnite na princíp hierarchie úloh. Najprv sa zapojte do korešpondencie s ľuďmi na najvyšších postoch v organizácii.

A nezabudnite! Ak hľadáte profesionálov na online marketing – neváhajte a kontaktujte nás ešte dnes.