Umění komunikace s klientem nebo jak správně psát emaily 2. část
V minulém článku jsme si popsali, jak správně psát emaily z hlediska obsahu či v případě krize. Uvedené rady jsou sice pro mnohé pravděpodobně samozřejmé, ale v praxi se často vynechávají nebo se používají způsobem, který je v rozporu s etikou psaní emailů. Dnes se zaměříme především na technickou část emailů, konkrétně jaký font, styl či grafické provedení zvolit, aby emaily zaujaly a splnily svůj účel
1. Comic Sans patří do komiksů, ne do emailů
V emailech vsaďte na jednoduchost a minimalismus. V konečném důsledku by email měl být především o obsahu a ne o bohatosti písma. Nejlepší je použít jeden typ písma a nepřehánět to s obměňováním jeho velikostí či barev.
Zvýraznění nejdůležitějších prvků v textu je samozřejmě žádoucí, ale v souladu se zlatým pravidlem střídmosti a důslednosti. Pokud to přeženete, emaily budou mít opačný efekt, než jste zamýšleli.
Pamatujte – kdysi tak populární písmo Comic Sans není ani hezké, ani nepůsobí v případě emailů profesionálněji. Věděli jste, že byl vytvořen pro text v komiksových bublinách? Ano, je to přesně tak. Tam může vypadat dobře, ale v emailech určitě ne!
Ve firemním dokladu identity (tzv. brandbook) používejte fonty, které jsou předem specifikovány. Pokud tomu tak není – volte jednoduché fonty, bez ozdob, tzv. bezpatková písma. Jsou lídry ve světě internetu, mimo jiné díky pro jeho čitelnost. Co jsou bezpatková písma? Pravděpodobně jsou vám dobře známé. Patří sem totiž Arial, Helvetica, Calibri, Century Gothic, Verdana či Tahoma. Zjistěte více o typografii na webu nebo se poraďte s grafickým designérem či copywriterem.
2. Tučné písmo, kurzíva, podtržení a barevné zvýraznění textu – příliš mnoho příchutí nechutná
V rámci psaní emailů vás určitě ne jednou napadlo: „Toto je důležité, proto se rozvinu a pak přidám důraz, aby čtenář mého e-mailu pochopil mé úmysly a to, co mu chci říct.“ Je to trochu, jako kdyby tento dodatečný prvek ještě více zdůraznil důležitost tohoto konkrétního fragmentu naší řeči.
Současné použití různých stylů písma v emailech nevypadá dobře a určitě neudělá text čitelnějším, spíše podle názoru příjemce – všeho bude příliš mnoho, zvláště pokud to v textu mnohdy opakujeme. Zaměřte se na jeden styl písma a používejte jej konzistentně v jednom emailu. Použijte v emailu například pouze tučné nebo jen podtržené písmo, ne vše najednou. Objevte chytré typografické nástroje, které zjednoduší váš tvůrčí proces.
3. Nekřičte v emailech na příjemce VELKÝMI PÍSMENY
Možná je váš záměr jiný, ale malá písmena v textu emailů jsou často vnímána jako křik nebo projev autorovy agresivity. Bohužel mnoho lidí tímto způsobem nesprávně označuje nejdůležitější prvky zprávy.
Příjemci emailů, ale také uživatelé sociálních sítí nebo členové různých diskusních fór jsou na tento bod obzvlášť citliví a velmi často na tento typ praktik upozorňují ostatní. Zdá se, že „velká písmena“ nemají ten správný efekt, protože zcela neutrální obsah emailů může být takovýmto způsobem vnímán negativně. Stejně jako vaše osoba.
4. Emaily musí být graficky promyšlené, ne přesycené
Určitě to není třeba připomínat, ale jelikož se již věnujeme jednotlivým prvkům emailů, nelze vynechat grafiku, ačkoli v obchodních emailech mimo firmu převládají jen textové zprávy. Pokud se však objeví, vždy je vložíme tak, aby byly čitelné. Ze snímků obrazovky, zejména u emailů s lidmi mimo společnost, vystřihneme naše soukromé údaje, karty prohlížeče a pod. Na snímcích obrazovky pixelujeme citlivá data: jména, názvy společností, telefonní čísla atp.
5. Emoji: ano nebo ne?
Emojis ponechte hlavně pro Facebook, jiná sociální média a soukromé zprávy v Messengeru. Pokud jste v užším obchodním vztahu se zákazníkem, obchodním partnerem či dodavatelem, usměvavý emotikon může být pěkným doplňkem, který zjemní například příliš formální tón zprávy, ale opět – lépe méně než více.
6. Příloha ve správném formátu
Přílohy emailů odeslané mimo vaši firmu či organizaci by měly být odeslány v neupravitelném formátu, jako je například PDF. Týká se to mimo jiné také cenových nabídek, ceníků, prezentací či jiných materiálů.
7. Hierarchie pozic, nebo s kým začít
Při odesílání emailů velké skupině příjemců nezapomeňte na princip hierarchie úkolů. Nejprve se zapojte do korespondence s lidmi na nejvyšších postech v organizaci.
A nezapomeňte! Pokud hledáte profesionály na online marketing – neváhejte a kontaktujte nás ještě dnes.
